GISA – Best Practice für eine gebietskörperschaftenübergreifende Zusammenarbeit

Mit der Entwicklung des Gewerbeinformationssystems Austria (GISA) haben Bund, Länder und Städte mit eigenem Statut erfolgreich neue Wege beschritten. Die Lösung schafft für AnwenderInnen, BürgerInnen und Unternehmen spürbare Verbesserungen. Das Kooperationsprojekt GISA zeigt: Allein war gestern, gemeinsam ist morgen.

 

besprechungstisch

GISA begann mit der Studie „Zentrales Gewerberegister NEU“, die im Auftrag des BMWFW durchgeführt wurde. Dem Ergebnis der Studie folgend sollten die bisherigen 14 dezentralen Gewerberegister sowie das zentrale Gewerberegister des Bundes durch ein bundeseinheitliches Informationsverbundsystem abgelöst werden. Dies ist soweit nichts Ungewöhnliches für ein IT-Projekt. Das Besondere an GISA war jedoch, dass die neue Lösung als Kooperationsprojekt von Bund, Ländern und Städten mit eigenem Statut umgesetzt werden sollte. Damit wurde absolutes Neuland in der Kooperation bei großen IT-Vorhaben beschritten. Ziel war es, ein System „von den Kooperationspartnern für die Kooperationspartner“ umzusetzen und so den Ansprüchen und Anforderungen aller Beteiligten zu entsprechen. In dieser Phase war vor allem der gemeinsame Wille, neue Wege im Bereich der IT-Konsolidierung zu beschreiten, der wichtigste Erfolgsfaktor. GISA hat in diesem Bereich das Eis gebrochen – die Tür steht für Kooperationsprojekte (nicht nur auf dem IT-Sektor) weit offen. Durch den länderübergreifenden Austausch und die Bereitschaft, aufeinander zuzugehen, können Vorhaben rascher und kostengünstiger umgesetzt werden – vor allem in der Nachprojektphase.

Gelebte Kooperation

GISA ist ein Beispiel dafür, wie gelebtes Business-IT Alignment dazu führt, dass IKT und fachliche Expertise zu neuen Lösungsansätzen und Innovationen führen. In dem mehrjährigen Projekt (das mit einer herausfordernden Datenmigration abgeschlossen wurde) arbeiteten alle ProjektmitarbeiterInnen über bestehende Grenzen hinweg. Das betrifft geographische und gedankliche Grenzen. Länderübergreifende Arbeitszirkel mit ExpertInnen lieferten fachlichen Input, der bestehende Gewerbeprozess wurde neu gedacht und mit einer hervorragenden und auf die Bedürfnisse der AnwenderInnen zugeschnittenen IT umgesetzt. Mit GISA wurde auf der Seite der Verwaltung ein stabiles System geschaffen, für UnternehmerInnen die e-Government-Möglichkeiten ausgebaut und auf allen Seiten (Zeit-)Aufwände eingespart. Das zeigt, dass durch das Zusammenwirken von fachlichen Anforderungen und Prozessoptimierungen auf der einen Seite und den Einsatz moderner Technologien auf der anderen Seite Innovationsschübe im Bereich der Verwaltung möglich sind.

e-Government stärken

Im Fokus des Projektes standen neben einem funktionierenden, leistungsfähigen System immer die zukünftigen AnwenderInnen und KundInnen. Von Anfang an war klar, dass sich mit der Vereinheitlichung der „Gewerbe-IT“ und des Gewerbeprozesses auch ein großer Schritt im e-Government verknüpfen lässt. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Durch bundesweit einheitliche Onlineformulare können UnternehmerInnen in ganz Österreich Amtswege bequem vom Büro oder von zu Hause aus erledigen und sparen so Zeit und Kosten. Das Einsparungspotential auf Seiten der Verwaltung liegt vor allem in der Umsetzung von medienbruchfreien Verwaltungsverfahren und der Zeitersparnis durch die Integration wesentlicher Schnittstellen (z.B. ZMR, UR, Insolvenzdatei aber auch nachgelagerten elektronischen Aktenverwaltungssystemen) in einem einzigen System. Der Gewerbeprozess wird so unter Mitarbeit aller Betroffenen digitalisiert und für NutzerInnen in- und außerhalb der Verwaltung vereinfacht und beschleunigt.

Der Erfolg von GISA findet aber auch hinter den Kulissen statt: Die vierzehn Mal anfallenden Kosten für Wartung und Betrieb von unterschiedlichen Gewerberegistern gibt es künftig nur noch einmal. Die Stadt Wien, die das Projekt und die Umsetzung geleitet hat, übernimmt als Servicebetreiberin auch die laufende Wartung und den Betrieb – zentral für alle Gewerbebehörden in Österreich. Diese Vorgehensweise und die Organisation und Einbindung aller Beteiligten ist multiplizierbar und kann auch in anderen Verwaltungsbereichen zu Einsparungen und wesentlichen Verbesserungen für BürgerInnen und Unternehmen führen.

Erfolgsfaktor Kommunikation

Bei GISA stand am Beginn des Projektes der unbedingte Wille aller Beteiligten. Damit allein ist es aber nicht getan – ein wechselseitiger Austausch der SpezialistInnen aller ProjektpartnerInnen braucht mehr: Die Einbindung aller im Projektumfeld tätigen Personen (Entscheidungsträgerinnen, WissensträgerInnen, TrainerInnen, KeyUserInnen, etc.) war einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren. Der direkte Austausch wurde in Meetings initiiert und anschließend medial, etwa durch Videokonferenzen fortgeführt. Die gelungene Kombination aus On- und Offline-Kommunikation war schlussendlich auch für den Erfolg des Projektes verantwortlich. Auf einer bestehenden Vertrauensbasis aufsetzend, können durch den Einsatz moderner Kommunikationstechnologien die Aufwände für Wegzeiten, physische Meetings etc. minimiert werden. Neben der direkten Kommunikation wurde im Lauf des Projektes vor allem ein Wiki zur Wissensdokumentation und dem Austausch von fachlichen und technischen Informationen genutzt. Dieses Wiki lebt noch heute und erfüllt auch ein Jahr nach Abschluss des Projektes eine wichtige Funktion als Informationsdrehscheibe. Die wirkungsvolle Kombination mehrerer Kommunikationskanäle erleichtert die länderübergreifende Zusammenarbeit und eröffnet uns neue Möglichkeiten.

Nächste Schritte

In den kommenden Jahren stehen wir alle vor der Herausforderung, die digitale Kommunikation zwischen Verwaltung und BürgerInnen auf eine neue Ebene zu heben. Neue partizipative Ansätze, die Umsetzung von e-Procurement (elektronische Beschaffung) und (mobile) Portale für die Kommunikation zwischen Verwaltung und BürgerInnen werden unser Verhältnis zur Öffentlichkeit nachhaltig verändern. Kommunikation wird smarter, mobiler und digitaler. Wir werden in den nächsten Jahren immer mehr Grenzen überschreiten und inhaltliche Neuausrichtungen mit technischer Innovation verknüpfen. So werden wir als Teil der Verwaltung leistungsfähiger und für BürgerInnen und UnternehmerInnen orts- und zeitunabhängig greifbar. Die Chancen, die die Digitalisierung bietet, können wir als einzelne Gebietskörperschaften nur teilweise nutzen. Durch Kooperationen, gegenseitige Hilfestellung und eine offene und vorbehaltlose Zusammenarbeit können wir hingegen die Vorteile einer dezentralen (föderalen) Verwaltung mit jenen einer zentralen (nicht zu verwechseln mit zentralistischen!) Planung und Umsetzung vereinen. Mit GISA haben wir gezeigt, dass Kooperationsprojekte zeitgerecht und qualitativ hochwertig abgeschlossen werden können – nun liegt es an uns, dieses Erfolgsmodell auf andere Themenbereiche auszudehnen und die länderübergreifende Zusammenarbeit aktiv voranzutreiben.


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