Verwaltung 5.0: Zwischen Verordnen und Überzeugen

145. FIV-Themenforum, virtuell am 16.02. 2021

Der Titel “Verwaltung 5.0“ sei zwar provozierend, aber aus der aktuellen Corona-Situation würde ein „Wandel der Verwaltung“ entstehen. So begrüßte FIV-Präsident Erich Hechtner die rund 50 TeilnehmerInnen und Vortragenden zur dritten virtuellen Ausgabe des Themenforums. Nach rund 1 Jahr Krise müsse sowohl die Verwaltung und ihre MitarbeiterInnen mit der Pandemie weiterhin bestmöglich umgehen und vor allem auch die BürgerInnen „bei der Stange“ gehalten werden.

Ursula Bauer, Expertin in der Magistratsdirektion, führte durch die Veranstaltung und stellte zu Beginn die Gäste vor:

– Harald Katzmair, FASresearch, beleuchtet die gesamtgesellschaftlichen Auswirkungen des Remote Working
– Ines Stilling, Generalsekretärin im Gesundheitsministerium – als Expertin „mitten im Taifun und dort, wo alles zusammenläuft“
– Ulrike Huemer, Magistratsdirektorin in Linz, also von jener lokalen Ebene, die „am meisten drankommt“

Zum Aufwärmen konnte diesmal jedes Mitglied per Mentimeter abstimmen, ob das Ansehen der öffentlichen Verwaltung während der Pandemie gestiegen oder gesunken sei, ebenso die Akzeptanz der Bevölkerung für die Maßnahmen und welche Begriffe der aktuellen Situation zuzuordnen seien – eindeutiges Ergebnis mit den meisten Nennungen: Flexibilität! Zusammengestellt wurde die Umfrage von Ruben Mörth von den Wiener Stadtwerken.

Harald Katzmair stellte in seinem Input über die Auswirkungen des Remote-Workings fest, dass es während „unzähliger Zoom-Konferenzen keine Taxi-Fahrten“ mehr gebe, das heißt: die Menschen im Home-Office seien auf sich allein gestellt, es entstehe ein Verlust an Vertrauen zwischen den MitarbeiterInnen und ChefInnen, zusätzlich Fragmentierungen zwischen den einzelnen MitarbeiterInnen sowie möglicherweise eine Konfliktunfähigkeit, eine abgestufte soziale Energie und eine abgestufte Kreativität, weil es zwischen Büro und Zuhause „kein dazwischen mehr“ gebe. Zudem sei die vermeintlich „digitale Nähe“ nicht real. Dennoch würde „ein vierter Raum“ – neben privat, beruflich und öffentlich – geschaffen, dessen müssen man sich bewusst sein – ebenso der Bedeutung der Beziehung zwischen der Führungsebene und den jeweiligen MitarbeiterInnen.

Ines Stilling wartete mit beeindruckenden Zahlen auf: So wurden vergangenes Jahr 13.000 Anfragen beantwortet und jeden dritten Tag eine neue Verordnung erlassen. Stilling sah außerdem ein Zusammenrücken von Bund, Ländern und Gemeinden, ein Ausprobieren der Konfliktfähigkeiten und das Entstehen von neuen, kreativen Lösungen. Als Beispiel nannte sie die Corona-Tests in Apotheken. Schwierig sei nur, wenn der Zweck der Maßnahmen nicht nachvollziehbar sei. Die Massentests vor Weihnachten haben gezeigt, dass die Menschen dann mitmachen, wenn sie den Sinn sehen. In ihrem sehr positiven Statement stellte sie abschließend – ebenso wie Katzmair – fest, dass es hoffentlich ein „Ausschleichen der Pandemie“ geben werde, damit der „Erschöpfungseinbruch bei allen Mitwirkenden“ quasi auch schleichend in eine normale Situation zurückkehrt. Dennoch sagte sie: „Wir sind ZeitzeugInnen und das motiviere“.

Ulrike Huemer führte Max Webers Bürokratie-Modell aus – unter anderem seien Präzisierung und Kritik wichtig – , nannte die Verwaltung als Servicestelle mit einem Fokus auf Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit etwa bei der Auszahlung von öffentlichen Geldern und sah Innovationen wie Apps und Podcasts oder digitale Anmeldesysteme als unerlässlich an. Sie betonte aber auch, dass der laufende Betrieb und damit auch die MitarbeiterInnen abseits der Pandemie-Bekämpfung wichtig seien. Und last, but not least: „Tu Gutes und sprich darüber“. Denn laut Huemer sei die Bekämpfung der Pandemie „eine Erfolgsstory für die öffentliche Verwaltung“; entscheidend sei die Kommunikation – nicht zu verwechseln mit Marketing.

Mehrere Fragerunden mit Anmerkungen – etwa das Projektmanagement-Handbücher neu zu schreiben seien – rundeten die Veranstaltung ab.

FIV-Präsident Erich Hechtner verwies noch darauf, dass die aktuelle Situation eine „Herausforderung“ bleibe, das „Abholen der Bevölkerung“ ein „Essential“ sei und wünschte einen „Home-mäßigen“ Ausklang des Abends.

Nächstes Themenforum im März: E-ID.